如何用 Notion 管理個人任務 ? 快速掌握核心觀念

Notion 不難也沒那麼複雜,掌握核心功能 ( Database + Filter ) 就能完成非常多事;在踩過很多坑後,有 3 個最明確的使用建議

6 months ago   •   7 min read

By Hugo

掌握 Notion 核心的基本 3 步驟 :

  1. 建立 Database
  2. 擅用 View、Filter 等不同檢視方式
  3. 熟悉 Markdown 語法

個人工作經歷是 2019 年畢業後第一份工作就是全遠端模式,前半年團隊剛建立,又因為沒人帶關於社群或行銷的資訊,講好聽點是摸索,實際點就是在亂做;而因為全遠端的作業流程及溝通,讓我幾乎每天都泡在 Notion 上,再加上因為要自己管理營運,開始思考如果將流程透明、標準化,讓更多人能夠快速了解我手上的工作

即使是離開公司,我還是有些案子以及個人任務都是用 Notion 進行管理,它已經是我生活中不可分割的一部分。而我從被逼著使用到愛不釋手,踩過不少坑,買課程、買模板、打掉重來 ... 目前這套模式是我用起來最簡單舒服,希望能在分享我的用法時給你一些啟發

本篇文章中,重點是讓你用最低的阻力開始使用 Notion,聚焦於「 個人 」使用


釐清需求:目標追蹤,個人代辦事項進度

在開始使用前,先給使用 Notion 的你設定一些小目標,告訴自己準備要拿 Notion 來做什麼,強烈建議把它寫下來,能夠幫你更有效釐清真正的需求

這是我的個人任務板塊 - Daily task

Step 1. 建立個人任務清單

Database 是 Notion 最強大的功能,它能夠讓資料有清單、日曆、表格多種方式自由切換呈現

使用 Database 創建,一開始不需要很複雜

Notion 在做「 加法 」時遠比「 減法 」容易的多,如果你一開始就給自己設定太多複雜的欄位,一來是增加個人使用阻力,久了你會變得很討厭開 Notion;二來是你可能還不清楚,該如何分類、使用,才適合自己

因此先踏出一小步 ( 建立 Database ) 並逐步新增和調整,你要把它想像成一個 3~6 個月的習慣養成,每天用多久不是重點,重點是你要經常有意識的使用,拿它來做紀錄

在任意區域打上 /  + Database 即可建立

/ + database

另外補充, / 是用於搜尋所有特殊功能的開頭,你可以用 / + callout 新建說明框,而不需要透過滑鼠拖曳瀏覽

已創建好的 Database

Step 2. 設定要記錄的 Metadata

如果以「 個人任務 」為考量,最基本的就是任務的「 時間 」「 狀態 」可以的話,再加上「 類型 」以便於分類

此處以完成「 Notion 文章介紹 」任務為例,主要類型是「 寫文章 ( ✍️ Article )」,這個任務必須在 6/12 完成,當前還處於「 In Progress 進行中 」的未完成狀態

How to use Notion 

Step 3. 切換多種檢視方式

最一開始只要用「 一個 Database 」其實就足夠了,先不用想太複雜,反而會增加你使用 Notion 的阻力;再嘗試去用 Filter、Layout、Sort 等條件調整多種檢視方式,而且每個 View 都是可以被儲存的

最實用的是 Broad view,用 Status 將任務分類成一個個卡片,檢視當前進度

Broad view , 通常用於檢視所有任務狀態 ( 最少用 )

加上時間的 "Filter" 進行篩選,列出對這週的我重要的事情

Board view + Filter ( is within past or next week ) 

或是用「 Tags 」進行篩選,例如加上「 Filter : ✍️ Article」檢視我預計要完成的文章主題,當前任務狀態

Board view + Filter ( Tags contains ✍️ Article )

Suggestions 1 – 熟悉 Markdown 語法

習慣 Markdown 讓你可以在排版及新增文件時,能更快速的完成「 美觀 」「 井然有序 」的頁面,最常用的就是 Orders list , Bullet list , Toggle list 這些,你完全不用背下來,它設計的快捷非常直覺,你幾乎不用思考

  • Bullet list : - + space
  • Toggle list : > + space
  • Order list : (number) + .
  • title : ###
  • 縮排 : Tab

Suggestions 2 – 開始用、持續用才是關鍵,不要對自己太嚴格

重點是「 開始用 」及「 持續用 」複製一堆 Youtuber 或網路上的模板,看起來是漂漂亮亮的沒錯,但你的生活習慣跟他們一樣嗎?每天都看書?每天寫文章?記帳習慣?讀到新的知識會主動做筆記嗎?

如果你參考 Youtuber 分項的漂亮模板,自己也看不太懂,甚至光是打開 Notion、搜尋資料位置就要花半小時,那根本沒幫助你提升效率,反而在拖垮你的成長節奏及學習速度

在開始使用之前,先對自身來一次復盤檢視,你現在遇到什麼問題?你希望用 Notion 來完成什麼事?哪些功能可以打造出我期望的個人頁面

因此只建立一個 Database,把你每天的工作內容都記錄成一個卡片,是最容易開始的第一步

Suggestions 3 : 不要直接套用其他人的模板

除非你真的認為創建該模板的人工作、失活習慣相似度很高,否則幾乎都是不適合你的

這是我在看了有上百個 Notion 教學影片,試用跟瀏覽 20+ 以上模板的真切感想,絕對不要直接硬套別人的 Notion 模板


Notion 真的不難也沒那麼複雜,掌握核心功能 ( Database + Filter ),基本上 9.5 成以上的頁面你都能模仿出來,若在使用上有什麼疑問,或心中有理想的 Notion 頁面參考不知道如何完成,歡迎直接和我聯絡

以下幾個用 Notion 製作的公開頁面


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